Plan de communication

Pourquoi avoir un plan de communication dans un contexte transactionnel ?

OBJECTIF DU PLAN DE COMMUNICATION

BUTS 

• Obtenir l’adhésion de toutes les parties prenantes ;
• Montrer le « fit » stratégique de la transaction pour toutes les parties concernées ;
• Démontrer les bénéfices potentiels pour les employés, les clients et les fournisseurs ;
• Profiter de l’occasion pour augmenter et améliorer la visibilité de l’entreprise.

DOCUMENTATION À PRODUIRE

• FAQ (Questions et Réponses)
• Communiqué de presse
• Calendrier et échéancier
• Couverture par les médias sociaux

Plan de communication – Les meilleures pratiques

• Pour s’assurer de bien contrôler le message, un seul point de contact doit être désigné au tout début du processus. Toutes les demandes d’informations devraient passer par cette personne.
• La transparence est toujours préférable, cela évitera de manquer de cohérence.
• Un bon plan de communication ne doit pas nécessairement être dispendieux, mais un budget doit être établi dès le départ pour éviter les mauvaises surprises.
• Comme dans tout communiqué de presse ou plan de communication, vous devrez aborder les questions suivantes : qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment ?
• Il est aussi préférable de faire un bilan à la toute fin : constater ce qui a bien fonctionné, ce qu’on aurait dû faire autrement et ce qu’on a appris.

Qui sont les parties prenantes?

Les parties prenantes varient d’une transaction à l’autre. La liste ci-dessous énumère les parties qui devront généralement être informées de la transaction :

Interne

• Direction et cadres supérieurs
• Employés de l’entreprise acquéreuse et de l’entreprise acquise

Externe

• Clients
• Fournisseurs
• Distributeurs
• Franchisés
• Partenaires financiers
• Gouvernements (municipal, provincial, fédéral)
• Grand public
• Actionnaires détenant des parts de la société (le cas échéant)
• Médias (le cas échéant)

Questions & Réponses

Les pages suivantes offrent un échantillon de questions qui pourraient être posées par diverses parties impliquées lors de l’annonce ou qui mériteraient d’être préparées sous la forme d’un questionnaire «questions-réponses» avant l’annonce pour les parties concernées.

Général

Dans le cadre d’un communiqué de presse, nous abordons généralement les six questions suivantes : qui, quoi, quand, pourquoi, où et comment?

• Qui est l’acquéreur?
• (Quoi) Qu’est-ce qui se fait acquérir?
• Quand la transaction aura/a-t-elle eu lieu?
• Où est-ce que les parties se situent?
• Pourquoi est-ce que l’acquéreur procède à l’achat de la cible?
• Comment est-ce que la transaction impactera-t-elle les clients, fournisseurs et employés?

Direction et employés

• Mon emploi sera-t-il conservé ?
• Ma rémunération va-t-elle changer ?
• Mes avantages sociaux vont-ils être affectés ?
• Aurai-je un nouveau supérieur hiérarchique?
• Devrai-je déménager ?
• Aurai-je toujours les mêmes collègues ?
• Mon titre ou mes responsabilités professionnelles vont-ils changer ?
• Notre culture va-t-elle changer ?
• Notre processus de travail va-t-il être affecté ?
• Les vendeurs conserveront-ils leurs territoires et leurs clients actuels ?
• Aurons-nous des accès à d’autres possibilités de carrière sur d’autres sites maintenant ?
• Y aura-t-il une indemnité de départ si je perds mon emploi ?
• À qui devons-nous nous adresser si nous avons des questions ?
• Quelles sont mes options si je décide de ne pas travailler pour le nouveau propriétaire ?
• Que dois-je faire si un représentant des médias m’appelle pour me poser des questions sur la transaction ?

Clients

• Quel impact ce changement de propriétaire aura-t-il sur ma compagnie ?
• Qu’est-ce que j’ai à gagner de la transaction ? Quels sont les avantages ?
• Mes garanties produits ou services seront-elles toujours en vigueur ?
• Le niveau des biens en inventaire restera-t-il le même ?
• Les devis que vous m’avez donnés seront-ils toujours honorés ?
• Y aura-t-il des changements dans les méthodes de versement des paiements ?
• Y aura-t-il des changements de personnel qui pourraient affecter ma compagnie ?
• Qui dois-je appeler si j’ai un problème ou une préoccupation ?

Fournisseurs

• Où et à qui les factures doivent-elles être acheminées maintenant ?
• Les contrats/bons de commande en vigueur sont-ils toujours valables ? Si oui, pour combien de temps ?
• Les politiques relatives à la sélection des vendeurs/fournisseurs vont-elles changer ?
• Devrons-nous expédier des matériaux à un autre endroit ?
• Mon entreprise devra-t-elle obtenir de nouvelles certifications de qualité ?
• Aurons-nous toujours affaire au(x) même(s) acheteur(s) ?
• Prévoyez-vous une augmentation ou une diminution du volume que vous avez commandé ?
• Quel sera le délai de préavis si vous décidez d’annuler notre service ?

Échéancier

La clé d’un plan de communication réussi est la «planification». Les tableaux suivants énumèrent les activités à envisager avant l’annonce, le jour de l’annonce et subséquemment, ainsi que les documents afférents qui devront être préparés.

Annonce sur les différents médias sociaux

Dans le contexte communicationnel actuel, il existe plusieurs plateformes à utiliser pour diffuser un plan de communication. Parmi celles-ci:

• Site web de l’entreprise
• Blogue de l’entreprise
• Linkedln
• Twitter
• Facebook
• YouTube
• Instagram
• Flux RSS
• Bulletins informationnels
• Médias traditionnels

Cliquer ici pour une version PDF de cet outil.