Comité consultatif pour PME

Le rôle du comité consultatif

Le rôle du Comité consultatif est de fournir des conseils, des recommandations et des orientations pour le propriétaire/actionnaire et la direction sur des questions commerciales diverses. Contrairement aux membres d’un conseil d’administration, les membres des comités consultatifs sont principalement appelés à partager leur expérience. Ils ne sont pas responsables de s’assurer que l’entreprise se conforme aux diverses lois et règlements qui régissent une entreprise et son fonctionnement.

Le comité consultatif efficace

Nous croyons que, pour être efficace, un comité consultatif doit être composé de quatre à cinq membres, incluant le propriétaire/actionnaire. La composition du comité dépendra des enjeux de l’entreprise et les membres devraient inclure des personnes hautement qualifiées et des professionnels tels que des comptables, des avocats, des spécialistes de banques d’investissement, des gourous du marketing, des anciens participants de l’industrie, etc. Le but visé est de trouver un équilibre entre les compétences, les points de vue différents et les expériences variés qui complémentent celles du propriétaire/actionnaire.

Les personnes sélectionnées doivent s’attendre à consacrer autant de temps aux problèmes de l’entreprise en dehors des réunions que lors des rencontres. Les membres de comité devraient être nommés pour un minimum de deux ans et leur mandat renouvelé automatiquement pour un second mandat en autant que les parties y trouvent leur compte.

Fréquence des rencontres : Les réunions devraient avoir lieu au moins trois à quatre fois l’an et coïncider avec la fin de l’exercice financier, la préparation des budgets et/ou la publication des résultats financiers trimestriels.

Durée : Les rencontres ne devraient durer que quelques heures (une demi journée au maximum) et prévoir éventuellement une journée de réflexion stratégique au moins une fois l’an.

Lieu de la réunion : Les réunions devraient être organisées en dehors de l’entreprise. Toutefois, une rencontre devrait être prévue au moins une fois l’an dans les locaux de l’entreprise. L’heure du déjeuner devrait servir de prétexte pour faciliter les échanges informels. Pour bien fonctionner, les réunions du comité consultatif devraient être gérées comme une réunion de conseil d’administration.

Ententes de confidentialité : Tous les membres du comité consultatif devront signer une entente de non-divulgation et de non-concurrence.

Conflits d’intérêts : Les membres du comité consultatif devront à tout prix éviter de se placer en conflit d’intérêts.

Examen annuel : Une fois l’an, le comité doit réévaluer sa pertinence et son fonctionnement et chaque membre mesurer objectivement sa contribution.

Structure typique : L’agenda ainsi que la documentation y afférant devraient être envoyés aux membres du comité au moins une semaine avant la réunion. À la première rencontre, il faudra prévoir une quinzaine de minutes pour que les nouveaux membres puissent se présenter au groupe. Chaque membre devrait également recevoir une trousse d’orientation avant la première réunion. Cette dernière devrait inclure les états financiers historiques, le plan d’affaires, les documents de marketing, etc.

Rémunération

La PME doit être prête à rémunérer adéquatement les membres pour leur temps et leurs frais de déplacement afin d’attirer des personnes qualifiées. Toutefois l’engagement des membres de comité ne devrait pas être uniquement motivé par la rémunération pour faire partie du comité.

Avantage pour le propriétaire de PME

Afin qu’un comité consultatif apporter une contribution précieuse au développement d’une PME et à son propriétaire/actionnaire, il faut d’abord et avant tout que les dirigeants soient ouverts aux suggestions, à la critique et qu’ils soient prêts à accepter l’opinion de tiers. Le propriétaire/actionnaire doit également être disposé à fournir un accès suffisant aux informations confidentielles de l’entreprise afin que chaque membre puisse bien comprendre les enjeux et les défis de l’organisation. Enfin, le propriétaire/actionnaire doit reconnaître qu’il ou elle devra également investir du temps et permettre l’utilisation des ressources de l’entreprise pour préparer chaque rencontre.

Si vous avez des questions, il nous fera plaisir de discuter des mérites d’un comité consultatif en profondeur avec vous.