Jour 1

Bien que chaque acquisition soit différente, on retrouve plusieurs éléments à considérer dans chacune d’elle. Ces éléments peuvent être classés comme suit :

• Les éléments à court terme: tout ce qui doit être fait pour être prêt le jour 1 suivant l’acquisition;
• Les éléments à moyen terme créateurs de valeur : tout ce qui doit être fait pour générer les bénéfices et les synergies attendus de l’acquisition.

Nous avons préparé deux listes de contrôle qui vous permettront de déterminer les éléments qui seront applicables ou non à votre transaction. La liste « Jour 1 » ci-dessous adresse de façon particulière les éléments pratiques à considérer immédiatement après la clôture pour minimiser les dérangements et les problèmes. Les éléments à moyen terme sont quant à eux traités avec la Liste de contrôle – Intégration d’entreprise.

Comptabilité

1. Réviser les systèmes comptables / faire les changements appropriés ou les remplacer
2. Revoir les contrôles internes et implanter les changements requis si nécessaire
3. S’assurer que le personnel comptable est suffisant (considérer du personnel temporaire pour l’intégration)
4. Revoir et modifier les politiques comptables si nécessaire
5. Vérifier tous les soldes d’ouverture du Grand livre et faire les ajustements si nécessaire
6. Déterminer les exigences de divulgation financière
7. Intégrer les systèmes comptables avec ceux de la société mère
8. Effectuer tous les changements de raison sociale requis sur la documentation interne et externe
9. Informer le personnel comptable de tout changement aux politiques comptables et à la divulgation
10. S’assurer que les changements requis ont été effectués et fournissent les résultats attendus

Gestion de l’encaisse, trésorerie et financement

11. Effectuer les changements aux comptes bancaires ( changement de nom, d’adresse, de personnne-ressource, de signataires autorisés, de limites autorisées, ouverture de nouveaux comptes si nécessaire)
12. Rencontrer les représentants bancaires pour les informer de la transaction et des plans futurs
13. Intégrer les opérations bancaires avec celles de la société mère si nécessaire
14. S’assurer que les changements requis ont été faits sur tous les formulaires bancaires (chèques et autres) si nécessaire
15. Marge de crédit – effectuer les changements ou mettre en place le cas échéant
16. Les clients et autres relations d’affaires doivent être informés des changements de bénéficiaire ou d’autres informations bancaires s’il y a lieu
17. Identifier les employés qui ont des cartes bancaires ou de crédit corporatives et faire les changements requis

Corporatif

18. Vérifier le nom légal
19. Vérifier les documents de constitution
20. Valider les numéros de TPS et TVQ
21. Vérifier les différents permis d’opération en place et faire les changements appropriés
22. Revoir tous les formulaires imprimés

Clients et fournisseurs

23. Identifier les clients et fournisseurs clés qui doivent être rencontrés avant ou immédiatement après la clôture
24. Réviser les conventions avec clients et distributeurs pour identifier les changements légaux requis ou les nouvelles conventions à préparer
25. Informer tous les clients et fournisseurs de la société acquise et de la société mère de la transaction effectuée et fournir les instructions pour tout changement de paiement ou de facturation
26. Prendre les mesures appropriées pour assurer la continuité des relations avec clients et fournisseurs
27. S’assurer que toutes les factures, bons de commande et autres documents semblables tiennent compte des changements requis suite à la transaction

Installations / opérations

28. Communiquer avec le propriétaire (si nécessaire)
29. Vérifier les baux et noter les options et les termes de renouvellement, les prolongements à faire et les fins de bail
30. Pour tous les biens loués – préparer une liste d’information détaillée (terme, montant initial, loyers et leurs fréquences, solde, parties au contrat ainsi que les informations de communication) / s’assurer que le transfert de locataire soit effectué si nécessaire
31. Aviser les fournisseurs de services publics
32. S’assurer que les différents permis environnementaux ont été transférés
33. Sécurité des installations – s’assurer que les changements ont été effectués (autorisation, mots de passe, clefs, etc)

Ressources humaines

34. Établir la nouvelle structure organisationnelle
35. Communiquer avec tous les employés (société acquise et acquéreure) pour les informer des plans futurs, les échéanciers et réduire les inquiétudes
36. Revue du personnel – doit être fait avant la clôture ou immédiatement après et les changements à faire (licensiement, réaffectation, etc) doivent être faits rapidement pour limiter les dérangements
37. Mettre en place tout changement de politiques, de codes de conduite, conditions d’emploi ou autres conventions de cette nature
38. S’assurer que les régistres du personnel sont complets et exacts
39. Bénéfices aux employés – déterminer avec les fournisseurs les termes de transfert des programmes
40. Confirmer la continuité des couvertures d’assurance groupe ( médical, dentaire, médicaments, vie, invalidité de courte et de longue durée)
41. Paie de vacances – vérifier que les montants dûs sont bien comptabilisés
42. Vérifier les autres programmes tel que pension et REER collectif
43. Automobiles et autres biens loués – Établir un plan de transition s’il y a un changement aux politiques
44. Vérifier tous les numéros de compte de DAS et les soldes courants
45. S’assurer que les systèmes de paie peuvent produire les paies sans interruption (et que le système comptabilise correctement les données de la paie pour tous les employés)
46. Offrir les formations appropriées aux employés si nécessaire
47. Revoir et mettre à jour le manuel de l’employé si nécessaire

Technologie de l’information

48. Site internet – Révision pour refléter la transaction (de concert avec plan de communication)
49. S’assurer que les systèmes informatiques fonctionnent correctement ainsi que les changements effectués suite à la transaction
50. Identifier le matériel loué et effectuer les transferts appropriés
51. S’assurer du transfert des licenses informatiques

Assurances

52. Vérifier les couvertures en place à la clôture
53. Vérifier les couvertures pour le matériel roulant
54. Vérifier les couvertures d’assurance-responsabilité pour les officiers et administrateurs
55. Vérifier les couvertures pour les équipements de fabrication
56. Tout risque
57. Vérifier la couverture pour l’Interruption des affaires
58. Vie (personnel clé)
59. Assurance parapluie
60. Assurance responsabilité pour les produits fabriqués et vendus
61. Assurance exportation

Propriété intellectuelle

62. Transfert des marques et des raisons sociales
63. Devrait-on envisager des enregistrements à l’étranger, notamment aux États-Unis

Communications internes et externes

64. Plan de communication interne – drection et employés
65. Plan de communication externe – clients, partenaires, fournisseurs et public
66. Matériel imprimé – formulaires, lettre à entête, cartes d’affaires , etc.
67. Enseignes – Bâtisse et véhicules
68. Plan de communication internet du site internet

Légal et clôture

69. Vérifier le nom légal et l’enregistrement
70. Choisir les officiers et administrateurs après-clôture
71. Préparer les documents d’organisation (incluant les règlements généraux) et les résolutions du conseil si nécessaire
72. Faire un suivi des engagements légaux

Télécommunications

73. Effectuer l’intégration des adresses courriels et du serveur informatique
74. Transférer les lignes téléphoniques
75. Transférer les cellulaires

Fiscalité

76. Ouvrir les comptes de DAS, TPS, TVQ, TVH et impôt sur le revenu si nécessaire
77. Mettre à jour les données pour l’imposition foncière
78. Valider le traitement fiscal de l’acquisition
79. Obtenir les cautions nécessaires pour les douanes